你要的“云年会”操作指南

经验干货 | 项目管理经验

2021-01-19 23:38:51

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你要的“云年会”操作指南
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经验干货 | 项目管理经验
2021-01-19 23:38:51
关于年会,企业需要总结一年的运营情况、鼓励团队士气、答谢客户、制定新一年的规划与战略。同样也有太多让人忍不住吐槽总结的地方,就是今年,将不得不面对疫情的影响,为了避免员工大量聚集带来的风险,线上年会/云年会的讨论也日益增多。

 

年会年年有,今年“会”不同, 高级感的云上年会怎么玩?下面就给大家分享到底该怎么玩,以及云年会流程注意事项。


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比较常见的思路是将传统的线下年会的场景、功能、环节搬到线上,只是员工不再聚集在年会场地中,而是通过手机等屏幕来观看和参与。在这种情况,流程和内容变化不大,更多需要关注的是线下场景搭建、线上直播流程的实现。



1

云年会流程规划


大致的流程包括:前期准备、场景搭建、集成推流、测试、正式活动、效果评估。

 

1)前期准备-加强宣传力度


在前期准备阶段,除了常规的内容准备之外,另一个重要的部分就是宣传引流。线上活动的参与度充满不确定性,前期宣传的力度相比线下,一定要做增强。


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与云上发布会不同,除去视觉空间(主KV)、空间(舞美效果图)、视频(环节视频)、音乐(环节音乐)、嘉宾演讲稿(PPT),还要关键考虑云上颁奖、节目演绎、抽奖红包互动等。

  

2)场景搭建-巧用镜头语言


线上年会是通过镜头语言来参与年会,现场部分的场景搭建,一定要重点考虑灯光、收音、摄像机位等,在做场景设计的时候,要考虑每个机位输出的画面效果。


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3)集成推流-由直播供应商解决


这块主要由直播供应商来解决。基本原理大致是:摄像机输送信号至导播台,导播台信号进行虚拟效果合成,再通过推流导播软件,推流到直播平台,嘉宾通过直播页面进行观看和参与。


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4)测试-线上线下模拟彩排

连线、测试、彩排、直播,跟线下年会彩排类似,最好进行全流程彩排。也可以进行提前录播,直播当天切入。除内容流程彩排外,网络专线测试、互动测试、多地连线模拟、boss讲话模拟等核心环节需要仔细彩排。


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5)正式活动

活动期间,最重要的是保障活动顺利进行。员工参与的网络环境维护,弹幕审核,突发事件处理等,需要着重关注。
 
 

2

云年会排期/内容规划

 
线上年会排期指南

前30天,方案提报,确认场地与直播平台
前15天,执行方案,制作素材
前7天,选择服务器
前5天,搭建直播间,定制界面
前3天,预热,发布邀请函
前1天,设备调试、直播彩排
直播当天,发放观看指南,直播
 
线上年会内容规划:

1)定制开场视频

2)拍摄线上年会开场视频/年度总结视频等
3)虚拟VR人物助阵/虚拟主持人开场
4)云颁奖、多种互动云颁奖形式,让线上颁奖能量满满
5)年会抽奖互动、在线抽奖,增加年会趣味性和参与感
6)年会互动、弹幕吐槽,直播间刷礼物,抢小红包游戏,活跃满分
7)节目表演及投票
8)视频连线,投射出重要嘉宾,分区域员工拜年视频与主持人互动
9)多地拜年视频连线
10)云合影,所有人汇聚在一个直播页面,合影留念
 
宣传/效果评估:
1)直播结束后,可以生成内容回放,进行二次传播。
2)媒体报道/官方公众号传播
3)总结视频-花絮剪辑/存档视频
4)结案报告
 

3

线上年会的场馆选择

 
云年会形式主要以「线下搭建主会场+第三方平台直播」为主。所谓的线下搭建主会场,主要是通过搭建主舞台或直播间,来保证直播的效果。而且与往年相比,今年的线下主会场规模要小很多,线下参与人员也需进行严格控制。

那么究竟线上活动该如何去做呢?对于活动场地提出了一些新的要求;到底什么样的场地能够满足云发布活动的需求呢?

主要类型:演播厅、公司报告厅、公司厂房、体育馆、秀场展馆、艺术馆画廊、创意园园区、会务中心等等。

演播厅场馆参考:线下演播厅实景搭建+线上联动年会直播。


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公司会议厅场地参考:使用虚拟抠像,20平方小场地实现炫酷年会直播。


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多功能场馆参考:多个场景实景搭建和AR虚拟技术的结合。


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场地需求考虑因素:
1)无柱空间也是最适合线上活动的选择,可塑性强,操作起来相对简单。

2)配套设施齐全:配有高级接待间、媒体采访间、会议间、物料储备间等设施空间。

3)根据预算、场景搭建需求、线上直播形式等多方面考虑直播空间的大小。
 
云年会是一个新方向,目前的实践相对较少,今年是尝试的一年相信也将是精彩各异的一年。在这个新场景,希望做出更多的最佳实践来,未来即使疫情消失,线上依然会是一个重要的场景。毕竟,我们的生活早就已经被大数据深深包围.

疫情当下,线上年会所有的环节也都不能疏漏,为了让活动可以更顺畅地进行,防疫方案可以作为项目中的的重要组成部分。


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